Что такое стратегическая сессия
Стратегическая сессия — это совещание высшего руководства и ключевых сотрудников, где принимаются важные для компании решения относительно рынков, клиентов, партнеров, направлений развития и бизнес-модели.
Цель стратегической сессии
Тут все индивидуально, у каждой компании она своя.
Чаще всего цель — принятие решения о развитии организации. Это и вопросы, связанные с конкретными проблемами, и генерация идей на будущее, и выбор новых направлений развития.Для своей стратегической сессии мы обозначили следующие цели как приоритетные:
-
сформулировать стратегию Студии на три года;
-
сформировать единое видение развития компании;
-
повысить вовлеченность, мотивацию и сплоченность участников сессии.
Признаки того, что пора провести сессию
Как правило, встречаются такие факторы:
-
Изменения внешней среды. Пандемия поменяла рыночные реалии.
-
Обновление команды. Мы, например, по сравнению с прошлым годом сильно выросли с точки зрения руководящего состава и линейных специалистов.
-
Необходимость синхронизировать общее видение дальнейшего развития. Каждое подразделение занимается выполнением своих задач, но при этом должно стремиться к достижению общих целей.
Кто участвует
Заказчиком всегда выступает собственник компании. Обычно он и определяет состав участников. Важно, чтобы соблюдался принцип охвата всех стратегически важных направлений организации.
Кто, как правило, присутствует на сессии:
-
собственник;
-
исполнительный директор;
-
коммерческий директор;
-
HR-директор;
-
руководители бизнес-подразделений;
-
руководители внутри бизнес-подразделений;
-
в отдельных случаях — ключевые эксперты компании.
В нашем случае участвовали и топ-менеджеры, и сотрудники с грейдом middle. Последние постоянно контактируют с линейными специалистами, поэтому могут рассказать о положении дел, а сами мотивированы транслировать стратегические цели подчиненным и способствовать их реализации. 
Кто должен вести стратегическую сессию
Для того чтобы сессия прошла эффективно, роль ведущего стоит доверить эксперту-фасилитатору, у которого есть опыт проведения таких мероприятий с компаниями, схожими по масштабу и запросу.
Это представитель третьей стороны, который не предлагает конкретные решения, а помогает участникам сессии выработать их самостоятельно в рамках отведенного времени. Отдать функцию фасилитатора собственнику или кому-то из остальных — идея провальная. Исполнять роль арбитра и при этом полноценно участвовать в обсуждении не получится.
На что мы обращали внимание при просмотре портфолио:
-
сертификация в области фасилитации, тренерской работы, коучинга команд;
-
опыт работы на управленческой позиции внутри бизнеса;
-
опыт проведения стратегических сессий для компаний численностью от 100 сотрудников.
Подготовка к стратегической сессии
Сначала фасилитатор задает вопрос собственнику: «Что вы хотите получить в результате сессии?» В нашем случае озвучили задачу по выработке стратегической цели на три года. Затем выделили три блока:
-
развитие новых направлений;
-
люди;
-
бизнес-процессы и их автоматизация.
Всем руководителям предложили проработать их для составления плана реализации стратегии. После этого фасилитатор провела анонимный онлайн-опрос участников предстоящей сессии, чтобы понять видение по поводу:
-
дальнейшего развития компании;
-
сильных сторон и зоны роста;
-
возможных действий для реализации стратегии.
После этого создали сценарий мероприятия, который финально согласовывался с Олегом.
Организационные вопросы
Чтобы сессия прошла комфортно и продуктивно, мы соблюдали несколько правил:
-
Дата. Не выбирайте рабочий день, чтобы не отвлекаться на ежедневные операционные задачи.
-
Место. Даже не рассматривайте вариант офиса. Необходимо просторное светлое помещение, где есть весь необходимый реквизит: проектор, флипчарты, маркеры. Каждый фасилитатор готовит райдер материалов в соответствии со сценарием.
-
Возможность свободного перемещения между командами. Приятно во время перерывов выходить на свежий воздух.
-
Питание. Приготовьте большое количество воды, организуйте полноценные кофе-брейки и обед.
-
Отсутствие отвлекающих факторов. Не забудьте попросить всех выключить звук на своих смартфонах.
Что происходит на стратегической сессии
У нас мероприятие стартовало с выступления собственника, где он представил результаты работы компании за последние пять лет, рассказал о причинах проведения сессии и озвучил результаты, к которым необходимо прийти.
Работа поделилась на несколько этапов:
-
формулирование видения работы компании до 2023 года включительно;
-
генерация идей для реализации стратегии и их приоритизация;
-
постановка целей по SMART, составление планов их реализации с указанием сроков и ответственных лиц.
По этим этапам прорабатывались все три блока:
-
развитие новых направлений;
-
люди;
-
бизнес-процессы и их автоматизация.
Во время сессии команды перемещались и перемешивались. В итоге мы получили несколько исписанных флипчартов с идеями и проработанными планами их реализации по всем направлениям.
На что обращать внимание во время сессии
-
Следовать таймингу и инструкциям фасилитатора. Он держит ритм, следит за ходом обсуждения и вовремя подключается, чтобы дать следующее задание.
-
«Парковать» выявившиеся вопросы. Обычно фасилитатор фиксирует несрочные вопросы на доске, а участники затем ставят себе в план их решение за пределами сессии.
-
Не критиковать предложения участников. Важно, чтобы каждый мог спокойно высказать даже нестандартные идеи и при этом тут же не получить в ответ критическое замечание от остальных.
-
Ответственность за активность группы лежит на ее участниках. Фасилитатор готовит сценарий и контролирует его соблюдение, но не несет ответственности за личную включенность и заинтересованность.
Что происходит после сессии
После успешной сессии важно воплотить принятые решения в жизнь. Увы, часто происходит так, что команда снова погружается в операционные задачи, а дела стратегические откладываются на потом.
Мы уже начали реализовывать следующее:
-
презентация итогов стратегической сессии всем сотрудникам;
-
контроль реализации планов на ежеквартальной основе тем же составом участников и проведение корректирующих действий.
Основные выводы
Что мы отметили для себя по итогам:
-
Синергетический эффект в деле. Каждый понял, что лучшие решения находятся при работе в команде. Например, коллега из смежного подразделения видит картину со стороны, дополняет ее новыми решениями и подходами.
-
Достижение целостности видения. Все участники отвлеклись от текущих задач своего подразделения, переключились на общие цели и увидели, как результаты собственные и отдельно взятой команды влияют на деятельность всей компании.
-
Оценка навыков команды. Собственник видит, как мыслит каждый из руководителей, и благодаря этому понимает уровень управленческого потенциала всей команды. Поэтому после сессии часто проводятся соответствующие обучающие мероприятия. Например, HR-отдел совместно со Школой креативных навыков Chulakov School сейчас запускает курс по управленческим скилам для middle-менеджмента.
-
Сформированная стратегия развития компании. Определились с вектором движения до 2023 года включительно, разработали и уже реализуем план действий по всем приоритетным направлениям.
-
Ввод в курс дела остальных сотрудников. Провели презентацию стратегии для всей команды.
Как достичь максимума
-
Стратегическая сессия — это совещание высшего руководства и ключевых сотрудников, где принимаются важные для дальнейшего развития компании решения.
-
Причинами для проведения очередной сессии могут быть: изменения внешней среды, обновление команды, необходимость синхронизировать общее видение дальнейшего развития.
-
В мероприятии принимает участие собственник и руководители направлений. Стоит задуматься и о приглашении middle-менеджмента.
-
Обязательно наймите фасилитатора. Отдавать эту роль кому-то из своих не стоит, потому что вести сессию и полноценно участвовать в ней вряд ли получится.
-
Сценарий сессии прописывается конкретно под компанию.
-
Следуйте таймингу и инструкциям фасилитатора, придерживайте выявившиеся проблемы и вопросы, не спешите с критикой идей других участников, будьте активны.
-
Продолжайте работу и после завершения сессии: делитесь итогами с сотрудниками, контролируйте выполнение планов.
Фото на обложке: Shutterstock/Peshkova
Изображения в тексте предоставлены автором